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Private und geschäftliche Anfragen

Es gehört zum geschäftlichen Alltag, Anfragen an bekannte Geschäftspartner oder potentielle Lieferanten zu senden. Auch für den privaten Bereich müssen oft Angebote oder Kostenvoranschläge eingeholt werden. Vielleicht willst du auch wissen, ob ein Ferienhaus verfügbar ist oder was der Catering-Service für ein Fest kosten würde. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen allgemeinen und gezielten Anfragen. Zudem macht es einen Unterschied, ob zu dem Adressaten bereits geschäftliche Beziehungen bestehen oder ob du zum ersten Mal Kontakt zu ihm aufnimmst.

Auf dieser Seite findest du Informationen zum Schreiben einer Anfrage, dazu hilfreiche Tipps und Mustertexte für deine Anfrage.

Anfrage schreiben

Wie bei jedem Schreiben, ob geschäftlich oder privat, solltest du auch bei einer Anfrage ein klares Ziel vor Augen haben. Die Nachricht an deinen Geschäftspartner oder einen neuen Lieferanten, einen Handwerker oder Ferienhausvermieter sollte so exakt wie möglich formuliert sein. Nur so erhältst du die Antwort, die du brauchst und mit der du zügig weiterarbeiten kannst. Denn »Zeit ist Geld«. Sowohl für dich als auch für deinen Geschäftspartner.

Frag dich also zuerst, was du erreichen willst. Wünschst du dir einfach allgemeine Informationen zu Lieferbedingungen oder brauchst du einen Katalog? Interessiert dich eine bestimmte Abmessung eines Produkts oder die Frage, ob es in der Nähe der Ferienwohnung Einkaufsmöglichkeiten gibt? Wäre es billiger, Küche und Bad gleichzeitig renovieren zu lassen? Je präziser die Frage, desto effizienter die Kommunikation für beide Seiten.

Wie schreibt man eine Anfrage?

Eine Anfrage an eine neue Firma ist wie die erste Begegnung mit einem Unbekannten. Man ist freundlich und höflich. Man stellt sich und seine Absichten so gut wie möglich vor. Ob es später zu einem näheren Kennenlernen kommt, ist hier wie dort ungewiss.

Elemente einer Anfrage

  • Anrede des Ansprechpartners
  • Wie bist du auf den Anbieter aufmerksam geworden?
  • Kurze Vorstellung deiner Firma oder deiner Person
  • Der Grund deiner Anfrage
  • Fristsetzung für eine Antwort

Anrede des Ansprechpartners

Wenn du dich zum ersten Mal an einen unbekannten Anbieter wendest, weißt du nicht, wer dein Ansprechpartner ist. Du kannst dein Schreiben dann zum Beispiel an die Vertriebsabteilung richten. Oder du schreibst einfach »Sehr geehrte Damen und Herren« und vertraust darauf, dass deine Anfrage den Zuständigen erreicht. Handelt es sich um ein wichtiges Projekt oder ist die Angelegenheit dringend, solltest du anders vorgehen. Der schnellste Weg ist ein Anruf in der Firma. Dort wird man dir sagen, an wen du dich mit deiner Anfrage wenden sollst. So kannst du den Empfänger der Anfrage mit Namen anreden. Damit schaffst du für beide Seiten eine verbindliche Atmosphäre. Die Antwort von Frau Schneider oder Herrn Müller wird dann nicht lange auf sich warten lassen.

Wie bist du auf den Anbieter aufmerksam geworden?

Es ist immer eleganter, nicht gleich mit der Tür ins Haus zu fallen. Du kannst dein Schreiben deshalb mit einer kurzen Einleitung beginnen. »Kurz« meint in diesem Fall aber auch kurz! Schreib zum Beispiel einfach, wie du von dem Anbieter erfahren hast. Das muss nicht mehr als ein Satz sein. Hat dir jemand die Firma empfohlen? Hast du eine Anzeige gesehen? Oder hast du das Unternehmen über eine Suchmaschine im Internet gefunden. Es gibt keine bessere Werbung für ein Unternehmen als Empfehlungen. Diese sind für den Adressaten dann natürlich auch Verpflichtung. Sie schaffen also Verbindlichkeit. Überdies enthält dein einleitender Satz eine Information, die für jede Firma wertvoll ist: Auf welchem Wege erreiche ich Neukunden.

Kurze Vorstellung deiner Firma oder deiner Person

Für eine ebenfalls kurze (!) Vorstellung sprechen mehrere Gründe. Zunächst einmal ist es ein Gebot der Höflichkeit, sich einem Fremden vorzustellen. Darüber hinaus kann der Empfänger vorab einschätzen, ob seine Firma »die richtige Adresse« für dein Anliegen ist. Auch wenn du dich privat für ein Ferienhaus interessierst, solltest du dich und deine Familie kurz vorstellen. Wenn der Vermieter von vier Kindern und zwei Hunden erfährt, braucht er unter Umständen nicht weiterzulesen: In seinem Haus sind nämlich keine Tiere erlaubt. Manche Handwerker arbeiten zum Beispiel nur mit Firmen zusammen und nicht mit Privatleuten. Oder umgekehrt. Auch hier kann ein Vorstellungssatz die Prozesse beschleunigen.

Der Grund deiner Anfrage

Dein eigentliches Anliegen solltest du so präzise wie möglich formulieren. Dafür ist es wichtig, dass dir der Grund deiner Anfrage klar und deutlich vor Augen steht. Umso einfacher machst du es dem Adressaten. Der wiederum wird zügig antworten. E-Mails oder Briefe, die Rätsel aufgeben, mag niemand. Sie rutschen wie von selbst immer wieder nach ganz unten im Stapel der unerledigten Vorgänge.

Wir haben Formulierungen für allgemeine Anfragen oder Angebotsanfragen zusammengestellt. Diese findest du in den folgenden Abschnitten. Weitere Anregungen enthalten die Mustertexte für Anfragen zu unterschiedlichen Themen.

Fristsetzung für eine Antwort

Es ist nicht unbedingt notwendig, deine Anfrage mit einer Fristsetzung zu beenden. Es kann aber hilfreich sein. Vermutlich hast du ja mehrere Unternehmen angeschrieben. Nur wenn zu einem bestimmten Zeitpunkt alle Angebote vorliegen, kannst du vergleichen und entscheiden. Wie so oft, kommt es auch hier auf den Ton an. Wenn du höflich, freundlich und bestimmt auftrittst, wirst du deine Antwort rechtzeitig erhalten.

Allgemeine Anfrage schreiben

Mit allgemeinen Anfragen verschaffst du dir einen Überblick über den Markt. Ziel ist es, Produkte, Preise und Bestellbedingungen unterschiedlicher Lieferanten und Dienstleister kennenzulernen. In einem allgemeinen Anfragebrief bittest du um die Zusendung von Katalogen, Prospekten, Preislisten oder Produktmustern.

  • Wir bitten um die Zusendung eines Kataloges.
  • Bitte schicken Sie uns einige Proben Ihrer Produkte.
  • Wir würden uns über einen Katalog sowie einige Muster freuen.
  • Bitte senden Sie mir Preislisten sowie technische Datenblätter Ihrer Produkte zu.
  • Gerne würden wir uns einen Überblick über die Produktpalette Ihres Unternehmens verschaffen.
  • Wir würden uns gern von der Qualität ihres Angebots überzeugen. Bitte senden Sie uns eine Auswahl an Produktmustern zu.

Gezielte Anfrage schreiben

Weitaus konkreter ist eine gezielte Anfrage. Oft handelt es sich dabei bereits um eine Angebotsanfrage. Du erkundigst dich präzise nach einem bestimmten Produkt, seinen Eigenschaften, dem Preis sowie den Zahlungs- und Lieferbedingungen des Anbieters.

Gezielte Anfrage formulieren

  • Ich bitte um die Erstellung eines Angebots für 600 kg Gips.
  • Wir benötigen umgehend 600 kg Gips. Wie schnell können Sie die Ware liefern?
  • Bitte erstellen Sie uns ein Angebot für die Lieferung von Gips. Welche Mengenrabatte gewähren Sie?
  • Bitte senden Sie uns Informationen zu Ihren Preisen für Gips einschließlich der Mengenrabatte und sonstigen Lieferbedingungen.
  • Das Produktmuster hat uns überzeugt. Bitte senden Sie uns eine aktuelle Preisliste.

Angebotsanfrage schreiben

Angebotsanfrage an Lieferanten

Du hast das Produkt des Lieferanten kennengelernt. Vielleicht hattest du zuvor Kataloge oder Muster angefordert. Angenommen, du bist von dem Produkt überzeugt und es ist für deine Bedürfnisse passend: Dann brauchst du weitere Informationen vom Lieferanten, zum Beispiel ob er eine für dich ausreichende Menge liefern kann. Oder ob er zu einem Preis liefern kann, der in deine eigene Kalkulation passt. Deshalb wirst du ein Angebot einholen wollen. Also schreibst du eine Angebotsanfrage. Damit der Lieferant seine Offerte auf dich oder dein Unternehmen zuschneiden kann, solltest du auch hier so präzise wie möglich formulieren.

Informationen für den Lieferanten in der Angebotsanfrage

  • Was brauchst du? – Benenne den Artikel so genau wie möglich!
  • Wieviel brauchst du davon? – Gib eine genaue oder ungefähre Menge an!
  • Wie oft brauchst du es? – Geht es um eine regelmäßige oder eine einmalige Abnahme?
  • Wann brauchst du es? – Gibt es einen fixen Liefertermin oder kann der vereinbart werden?
  • Erfrage schon jetzt Zahlungs -und Lieferbedingungen. So beugst du unangenehmen Überraschungen vor.

Angebotsanfrage an Dienstleister

Eine Angebotsanfrage für eine Dienstleistung sieht ähnlich aus wie die an einen Lieferanten. Auch hierbei sind genaue Angaben wichtig. Sie beschleunigen die Prozesse. Stell dir vor, ein Busausflug sei geplant. Du hast dich – nach längeren Recherchen oder aufgrund von Empfehlungen – für ein Busunternehmen entschieden. Oder du hast dich noch nicht entschieden und brauchst Vergleichsangebote. Dich interessiert vor allem der Preis des Angebots. Frag dich, welche Informationen das Busunternehmen von dir braucht.

Informationen für einen Dienstleister in der Angebotsanfrage

  • Wann wird der Bus gebraucht? Mach genaue Angaben zur Abfahrtszeit am Startpunkt oder Ankunftszeit am Zielort.
  • Wofür wird der Bus gebraucht? Handelt es sich um eine Klassenfahrt der Grundschule, eine Seniorenreise oder einen Kegelausflug?
  • Wie viele Personen werden mitreisen? Gib die geplante Anzahl der Mitreisenden so genau wie möglich an. Sollten sich später Abweichungen ergeben, musst du den Anbieter informieren. Du kannst auch gleich nach einem Angebot für beispielsweise 30 bis 40 Personen fragen.
  • Sind Reisende mit besonderen Bedürfnissen oder Behinderungen dabei? Das erleichtert dem Unternehmen die Planung für den Einsatz von Fahrzeugen oder Fahrern.

Mustertexte für geschäftliche Anfragen

Vorlage für eine allgemeine geschäftliche Anfrage

Sehr geehrte Frau Meyer,

wir sind ein mittelständisches Unternehmen und auf die Entwicklung von Antriebslösungen spezialisiert. Durch Inserate in Fachzeitschriften sind wir auf Ihre Firma aufmerksam geworden. Unser Interesse gilt Ihrem Sortiment an Zahnrädern und Zahnscheiben.

Bitte schicken Sie uns entsprechendes Katalogmaterial zu.

Mit freundlichen Grüßen

Doris Müller
Abteilung Einkauf

Muster für die geschäftliche Anfrage eines Hotels

Guten Tag an das Vertriebsteam der Firma Slowroast,

während eines Cafébesuchs in Bremen sind wir auf den ausgezeichneten Kaffee aus Ihrem Haus aufmerksam geworden. Als Hotelbetreiber in Stuttgart ist es unser Ziel, aus jedem Gast einen Stammgast zu machen. Ihr Kaffee könnte uns dabei helfen. Bitte geben Sie uns einen Überblick über Ihr Angebot und schicken Sie uns eine Auswahl an Produktmustern zu.

Vielen Dank im Voraus.

Herzliche Grüße nach Bremen

Gerti Walter
Hotelleitung

Vorlage für eine geschäftliche Anfrage nach einer Messe

Sehr geehrter Herr Schulze,

vielen Dank für das anregende Gespräch während der Stoffmesse in Köln.

Gern komme ich auf Ihren Vorschlag zurück und bitte um Zusendung der Mustermappe für Futterseiden aller lieferbaren Qualitäten. Bitte schicken Sie mir auch Ihre aktuellen Preislisten sowie die Liefer- und Zahlungsbedingungen.

Vielen Dank und herzliche Grüße!

Rasmus Lorenz
Geschäftsführer

Mustertext für eine Angebotsanfrage im Handel

Sehr geehrte Damen und Herren (oder hallo Jungs?),

nach eingehender Recherche im Internet bin ich auf Ihre Homepage gekommen. Ich betreibe einen Spirituosenladen in Lübeck. Ihr regional hergestellter Gin würde mein Sortiment vermutlich gut ergänzen. Ich bin an einer Verkostung interessiert. Bitte erstellen Sie mir gleichzeitig ein Angebot, gern auch gestaffelt nach der Abnahmemenge.

Mit besten Grüßen
Anton Abstinent

Vorlage für eine Angebotsanfrage im Gewerbe

Sehr geehrter Herr Wiesental,

Ihre Schmieröle haben den Praxistest in unserer Werkstatt bestanden. Wir sind an der regelmäßigen Abnahme von etwa 10 Kanistern im Monat interessiert. Bitte schicken Sie uns ein entsprechendes Angebot zu.

Mit freundlichen Grüßen
Ralf Roboter

Mustertexte für private Anfragen

Vorlage für Anfrage einer Ferienwohnung

Sehr geehrte Frau Sonnenschein,

Unser Freund Daniel Winter hat uns Ihr Haus sehr empfohlen und wir würden gern die nächsten Sommerferien bei Ihnen verbringen.

Wir sind zwei Erwachsene und drei Kinder im Schulalter. Bitte teilen Sie uns mit, ob die große Ferienwohnung im Erdgeschoss in den ersten beiden Juliwochen noch frei ist. Wie hoch ist die Miete? Wird die Endreinigung extra berechnet?

In Erwartung Ihrer baldigen Antwort,
mit freundlichen Grüßen
Familie Schmitz

Muster für Anfrage wegen Catering

Sehr geehrte Damen und Herren,

zu meinem 60. Geburtstag am 1. August 2013 erwarte ich etwa 80 Gäste, die ich in meinem Haus mit einem kalt-warmen Büffet bewirten möchte.

Ich bitte um Erstellung eines entsprechenden Angebots. Bitte machen Sie mir dazu passende Vorschläge für die Auswahl von Getränken.

Wäre es auch möglich, Geschirr und Gläser bei Ihnen zu mieten?

Mit freundlichen Grüßen
Nadja Zirbel

Vorlage für Bitte um Kostenvoranschlag eines Handwerkers

Sehr geehrter Herr Moritz,

nach zwanzig Jahren möchten wir das Terrassenfenster und die Tür erneuern lassen. Die Maße entnehmen Sie bitte der beiliegenden Skizze. Es handelt sich um Doppelverglasung.

Wenn die Angaben ausreichend sind, senden Sie uns bitte einen entsprechenden Kostenvoranschlag. Anderenfalls bitten wir um Rücksprache.

Mit freundlichen Grüßen
Ina Schimmelreiter

Muster für Anfrage wegen einer Wohnungsbesichtigung

Sehr geehrter Herr Franke,

ich beziehe mich auf Ihr Inserat in der Tagespresse. Mein Name ist Max Friebe, ich bin verheiratet und habe einen sechsjährigen Sohn. Ich bin bei der Firma Sandmann im Vertrieb beschäftigt, meine Frau arbeitet halbtags als Sprechstundenhilfe. Zur Zeit besteht ein Mietverhältnis mit einer dreimonatigen Kündigungsfrist.

Wir würden die angebotene Wohnung gern besichtigen und bitten um einen Terminvorschlag. Bitte nehmen Sie unter der angegebenen Telefonnummer oder E-Mail-Adresse Kontakt mit uns auf.

Vielen Dank!

Mit freundlichen Grüßen
Max Friebe

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Private und geschäftliche Anfragen

Es gehört zum geschäftlichen Alltag, Anfragen an bekannte Geschäftspartner oder potentielle Lieferanten zu senden. Auch für den privaten Bereich müssen oft Angebote oder Kostenvoranschläge eingeholt werden. Vielleicht willst du auch wissen, ob ein Ferienhaus verfügbar ist oder was der Catering-Service für ein Fest kosten würde. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen allgemeinen und gezielten Anfragen. Zudem macht es einen Unterschied, ob zu dem Adressaten bereits geschäftliche Beziehungen bestehen oder ob du zum ersten Mal Kontakt zu ihm aufnimmst.

Auf dieser Seite findest du Informationen zum Schreiben einer Anfrage, dazu hilfreiche Tipps und Mustertexte für deine Anfrage.